上海理工大学印章管理和使用规定(试行)

发布时间:2018-10-16浏览次数:18

上海理工大学印章管理和使用规定(试行)

上理工委201567

20151027日发布

第一章总则

第一条为了规范学校印章管理,提高印章使用的安全和效率,根据《中共中央办公厅印发〈关于各级党组织印章的规定〉的通知》(中办发〔198337号)和《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔199925号)等有关文件精神,结合学校实际情况,制定本规定。

第二条 本规定适用于学校党委与行政的各级印章和各类业务印章的管理与使用。校内各部门应参照本规定另行制定部门内相关印章管理与使用办法,并报党委(校长)办公室备案。

第三条党委(校长)办公室是学校各类印章的综合管理部门,统一审核各类印章的刻制、监督使用、封存和注销等管理工作。

第二章印章的种类

第四条本规定所指印章包括:

(一)学校印章

学校印章包括 “中共上海理工大学委员会”印章、“上海理工大学”印章、“上海理工大学”钢印、“中共上海理工大学委员会办公室”和“上海理工大学校长办公室”印章等。学校印章是代表学校党委和行政职责、权力的凭证,具有法定性、权威性和效用性。

(二)校领导名章

校党委书记、校长名章,在一定的范围内具有规定的效力。校长作为本校法定代表人,其名章具有授权范围内法定代表人效力。分管校领导名章在分管的相应业务范围内具有规定的效力。

(三)业务专用印章

专用印章包括“上海理工大学合同专用章”、“上海理工大学基建专用章”、“上海理工大学技术合同专用章”等,专用印章不代表整个机构的权力,只能用于印章上刊明的使用范围,超过该范围不具有法律效力。

(四)校内部门印章

校内各党委、党总支、直属党支部,各群团组织,各学院(教学部)、职能部处及其所属科室印章,不具有法人资格,没有法律效力,主要用于本部门职责范围内处理公务,向学校请示、报告,与校内各部门及校外有关对口单位联系业务工作。因工作需要可由学校单独授权部门印章代表学校。

第三章印章的管理

第五条学校印章的管理与使用要坚持原则、严格管理,党委(校长)办公室负责保管与监印的印章有:“中共上海理工大学委员会”印章、“上海理工大学”印章、“上海理工大学”钢印、“中共上海理工大学委员会保密委员会”印章、“中共上海理工大学委员会办公室”印章、“上海理工大学校长办公室”印章、“上海理工大学合同专用章”、“上海理工大学基建专用章”、校党委书记名章和校长名章。

校内各部门印章及其相关业务专用章由各相关部门负责,由专人保管与监印。各部门党政负责人对本部门印章和被授权管理的印章负首要责任。

第六条 印章存放必须安全可靠,不得带离办公地点。因特殊情况需在办公室地点以外用印的,必须事先经责任单位主管领导批准并备案,印章管理人必须在用印现场监督使用。

第七条有下列情况之一者,不予用印

(一)涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件材料;

(二)未经业务主管部门或部门领导审核的文件材料;

(三)与学校工作、业务无关的文件材料

(四)空白合同、介绍信、证件等无具体内容的凭证或文件材料;

(五)内容不实或仍需核实,有违背本规定的文件材料。

第八条印章如有遗失,印章管理人员必须立即上报部门领导和党委(校长)办公室,并采取必要的措施。

第四章印章的适用范围与使用程序

第九条各类印章的适用范围

(一)“中共上海理工大学委员会”与“上海理工大学”印章

1.以党委(学校)名义向校内、校外发送的各种公文;

2.学校颁发的各种证件、证书、聘书等,教工或学生因公出访所需的介绍信等;

3.以学校名义签署的合同、协议、备忘录、意向书等,依照规定,不能使用业务专用章的;

4.以学校名义举办或主办的各类竞赛活动,需学校签章或代章的证书等;

5.以学校名义申报的科研项目、科研成果、科研奖励以及申请专利等科研相关业务文件材料;

6.教职工或学生因工作、入伍的政审材料;

7.本校教职工和学生因出国(出境)需办理相关手续所需的文件材料;

8.其他需要使用学校印章的材料。

()“上海理工大学”钢印

学校钢印用于压印教师证、毕业证、学位证、结业证、学生证、退休证等证件上的照片,不得单独使用。

(三)“中共上海理工大学委员会办公室”与“上海理工大学校长办公室”印章

用于以党委(校长)办公室名义向上级报送文件,或向校内发布、转发各类文件以及对外联系工作等。

(四)校领导名章

1.以学校名义颁发的,需要加盖校领导名章的证书、聘书等;

2.需要加盖法人名章的合同、协议、委托书、申报表、审批表等;

3.以校领导名义发出的信函等。

(五)业务专用印章

经学校批准刻制的各类业务专用章,只适用于专门用途和范围,不得超出相关业务范围和使用。

(六)校内部门印章

1.校内部门印章,主要用于在职责范围内处理公务,向学校报送的请示、报告。

2.申请使用学校公章、钢印、校领导章等事项材料。

3.以本部门名义外出的联系函,介绍信等及其他部门内事务文件。

4.校内各部门行政印章不得对外签署合同、协议等涉及经济利益的契约类文件。

第十条 学校印章的使用程序

(一)“中共上海理工大学委员会”与“上海理工大学”印章

1.以“中共上海理工大学委员会”、“上海理工大学”名义发出的公文,按照公文审批流程,经校领导签发后用章。

2.各类业务性材料(须以学校名义出具的科技相关材料、在职证明、在读证明、收入证明)用章,须由用章人填写《上海理工大学公章使用申请表》,经相应业务主管部门审核、部门领导批准后用章。学生证、毕业登记审核表等集体性用章须附详细名单及相关信息。

3.各类证书(学位证、毕业证、结业证)或聘书等用章,需经相应评审机构评审或学校会议讨论通过,业务主管部门填写《上海理工大学公章使用申请表》,并附证书人员详细名单等相关信息,经相应业务主管部门审核、部门领导批准,分管校领导签字同意后用章。

4.校级荣誉等证书用章,须以学校名义发出公文,并按照公文审批流程,经校领导签发后用章;学校主(协)办各类竞赛活动荣誉证书须代章的,由业务主管部门或承办部门填写《上海理工大学公章使用申请表》,并附获奖人员详细名单等相关信息,经相应业务主管部门审核、部门领导批准,分管领导签字同意后用章。

5.大宗物资、设备等采购合同,技术服务合同,基本建设合同等各类合同用章,由相应部门填写《上海理工大学公章使用申请表》(按相关规定需招标签订的合同协议,用印时须附中标通知书)经申请用章部门审核、业务主管部门领导签字批准后方可用章。

6.教师科研项目等对外投标合同文件用章,须填写《上海理工大学公章使用申请表》,并经科技处审核备案、科技处领导批准后用章。

7.各类申报材料、审批报表等向上级单位报送材料用章,须填写《上海理工大学公章使用申请表》,由相应业务主管部门审核、部门领导批准,并经分管校领导签字同意后用章。

8.校内师生相关政审材料用章,须经相关基层组织负责人在政审材料上签字,并填写《上海理工大学公章使用申请表》由基层组织负责人签字,被政审人所在基层党委(党总支、直属党支部)书记(副书记)批准后方可用章。社会单位来校政审校友,政审材料须由校友曾在校就读或工作的基层组织负责人签字,并填写《上海理工大学公章使用申请表》由基层组织负责人签字,被政审人曾所在基层党委(党总支、直属党支部)书记(副书记)批准后,凭审查人所在单位介绍信至校长办公室用章。

9.校内各部门职工到外单位联系工作、在校学生外出参观、实习等,由用章人填写《上海理工大学介绍信使用申请表》,经所在部门领导批准后用章。

(二)“上海理工大学”钢印

压印各类证件照片,用印人须填写《上海理工大学公章使用申请表》,经相关业务主管部门审核、部门领导批准后用章。

(三)“中共上海理工大学委员会办公室”与“上海理工大学校长办公室”印章

1.以“中共上海理工大学委员会办公室”、“上海理工大学校长办公室”名义或向校内发布、转发的文件,按照公文审批流程,经校领导签发后用章。

2.其他向上级报送材料、联系工作等用章,用章人须填写《上海理工大学公章使用申请表》,经党委(校长)办公室主任批准后用章。

(四)校领导名章

使用校领导签名章的所有材料,须填写《上海理工大学公章使用申请表》,经业务主管部门(或用章人所在部门)审核、部门领导批准,分管校领导同意后用章。若需以校长的法定代表人名义用章时,用章人须填写《上海理工大学法定代表人委托申请表》,经业务主管部门(或用章人所在部门)负责人审核,分管校领导批准,法定代表人同意后用章。因学校诉讼、仲裁等法律事务需使用校领导名章的,由校长办公室主任审核后用章。

(五)业务专用印章

购买设备、技术服务、基本建设等与第三方签订合同需用“合同专用章”或“基建专用章”的,用章人须填写《上海理工大学公章使用申请表》,由业务主管部门审核、部门领导批准后用章。

其他业务部门主管的各类业务专用章,由相关业务部门制定印章管理与使用规定,报党委(校长)办公室备案。

(六)校内部门印章

各部门要本着“合法严肃、热情服务”的原则,细化各业务相关材料的用章程序。各业务主管部门印章的使用,须经业务负责人审核,部门负责人签字同意。各部门对本部门审核的用印材料及使用部门印章的材料须做好登记,对于重要文件、报表、合同等材料要做好归档保存。

第十一条其他事项需使用校印者,可参照以上程序办理。非日常性事务使用校级印章的,需相关部门负责人审核,分管校领导签字同意。

第十二条各责任部门、业务审核部门必须对用印日期、用印部门、用印人、受函单位、用印事由、用印类型等信息做好详细登记,《上海理工大学公章使用申请表》由印章保管部门留存。

第五章印章的启用与注销

第十三条需刻制或更换印章的部门,须填写《上海理工大学印章刻制申请表》,经所属部门领导审批后,由党委(校长)办公定统一制作。

第十四条校内各部门凡具有“上海理工大学”字样的各类印章,须填写《上海理工大学部门印章登记卡》,并至党委(校长)办公室备案登记,实施“一印一卡”,由党委(校长)办公室统一备案管理。新印章的启用须由党委(校长)办公室印发启用公文后方生效。

第十六条印章因单位合并、分立、名称变更等原因终止使用的,原印章必须在新印章留存印模、备案登记时上缴党委(校长)办公室,由校长办公室移交档案馆封存;印章因单位撤销终止使用的,原单位负责人在收到学校发文后五个工作日内上缴党委(校长)办公室,由党委(校长)办公室备案登记后移交档案馆封存。已使用的印章,因磨损或其它原因停止使用时,应将原印章缴回党委(校长)办公室统一封存或销毁。

第六章违规责任

第十七条对伪造具有“上海理工大学”字样的印章或使用伪造印章者,依照国家有关法律法规查处。如发现伪造印章或使用伪造印章者,应及时向党委(校长)办公室或公安机关举报。对于违反本规定的教职员工或在读学生,除依照国家法律、法规予以追究外,还可依据《事业单位工作人员处分暂行规定》、《上海理工大学学生违纪处分条例》等行政规章或校内相关规章制度予以处分。

第十八条有下列行为之一的,对相关部门负责人、印章管理人、经办人等相关责任人员给予警告、记过处分;情节严重的,给予降低岗位等级或撤职处分;情节严重、造成严重后果的,给予开除处分:

(一)违反学校印章刻制审批程序的;

(二)私刻或伪造带有“上海理工大学”字样印章的;

(三)不按规定上缴原印章的。

第十九条有下列行为之一的,对相关部门负责人、印章管理人、经办人等相关责任人给予批评或通报批评;情节较重的,给予警告、记过处分;情节严重、造成重大不良后果的,给予降低岗位等级、撤职直至开除处分:

(一)未指定专人保管印章并建立相应登记簿的;

(二)对用印信息未详细登记,或未按规定保留登记簿的;

(三)印章遗失未及时上报分管领导的;

(四)不按照学校印章的使用范围使用印章的;

(五)未对用印材料审核而批准用印的;

(六)不按照学校印章的使用程序和批准权限使用印章的;

(七)其他违反学校印章管理规定的行为。

第二十条其他违反学校印章使用管理规定,造成学校名誉损害或经济损失的,学校将对责任人追究民事责任;涉嫌犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

第七章附则

第二十一条本规定由党委(校长)办公室负责解释。

第二十二条本规定自公布之日起施行。